システム開発の最初の設計（要件定義）で発注側は何をする？
システム開発での失敗の多くは最初の設計である要件定義の不十分さが原因で発生します。この最初の設計の段階では、発注側も主体的に動く必要があるため注意が必要です。この記事では、発注側はどのように動くべきなのかを解説していきます。
要件定義とは何か
要件定義の位置づけ
システム開発は大きく企画、要件定義、設計、開発、テストの流れで進みます。企画で「やりたいこと」を整理した後、最初の設計である、要件定義で「システムに求める具体的な要素」を定めます。これをもとにシステムの設計が行われ、実際の開発やテストにつながります。そのため要件定義は開発工程全体の土台となる重要なステップであるということができます。
何を実現するかを決める重要フェーズ
要件定義では「システムで何を実現するのか」を明確にします。たとえば業務効率化、売上アップ、情報共有の改善など、達成したいゴールを具体的に言語化することが必要です。ここで曖昧なまま進むと、後の工程で手戻りが発生し、時間やコストの無駄につながります。そのため最初に方向性を固めることが欠かせません。
発注側と開発側の合意形成がゴール
要件定義の最終的なゴールは「発注側と開発側が同じ認識を持つこと」です。どんな機能が必要で、どこまでの品質や性能を求めるかを双方で合意し、文書化することが欠かせません。ここで認識の齟齬があると、完成したシステムが期待と違うものになりがちです。合意形成ができて初めて要件定義が完了したと言えます。
発注側の役割と責任
現状分析と課題の整理
要件定義の出発点は「現状を正しく理解すること」です。現場の業務フローを見える化し、どこに無駄やボトルネックがあるかを明らかにします。その上で、現場が困っていることや改善したい課題を洗い出し、開発の方向性を定める材料にします。現状を誤解すると、的外れなシステムになりやすいため丁寧な調査が不可欠です。
目的・ゴールの明確化
システム開発の目的を具体的に定めることは極めて重要です。「売上向上」「業務効率化」「コスト削減」など、何を達成したいのかを明文化します。また、目的は複数存在する場合が多いため、優先順位を決めることも必要です。明確なゴールがあれば、開発側は最適な手段を選びやすく、完成後の成果も測りやすくなります。
業務要件の提示
発注側は「システムに必要な要件」を整理し、開発側に伝える責任があります。業務要件には、顧客管理や在庫照会などの機能要件と、セキュリティや操作性、処理性能といった非機能要件の両方があります。これらを具体的に提示することで、開発側は設計や実装の判断がスムーズになり、後の認識違いも防げます。
制約条件の共有
システム開発には理想だけでなく、必ず制約があります。たとえば予算や納期、利用する端末やインフラなどです。発注側がこれらを明確に示さないと、開発側は現実的でない提案をしてしまう可能性があります。制約を正しく共有すれば、限られた条件の中で最適な解決策を検討でき、無駄な調整も減らせます。
他部署や経営者などとの調整
システムを利用するのは発注側の現場部門や経営層であり、彼らの意見を反映しなければ失敗の原因になります。そのため発注側は、関係者の要望を集約し、開発に反映できるよう調整する必要があります。ユーザーインタビューやワークショップを通じて多様な声を取り入れ、最終的に合意を形成する役割を担います。
意思決定と承認
要件定義の最終段階では、発注側が優先順位や仕様を決定し、承認する責任があります。開発側は提案や技術的な助言を行いますが、最終的に「何を採用するか」「どの要件を削るか」を決めるのは発注側です。この意思決定が曖昧だと開発は迷走し、手戻りが多発します。明確な承認プロセスを設けることが成功の鍵です。
発注側がやりがちな失敗例
丸投げしてしまう
発注側が最も多く陥る失敗は「開発者に丸投げする」ことです。自分たちの業務や課題を十分に整理せず、「プロに任せればよい」と考えると、開発側は表面的な要望しか把握できません。その結果、完成したシステムが現場で使えないものになるリスクが高まります。発注側が主体的に関与する姿勢が欠かせません。
現場の意見を拾わずに進める
システムを実際に使うのは現場の担当者です。現場の業務フローや課題を理解せずに進めると、運用に合わない仕組みになってしまいます。たとえば入力作業が増えて逆に業務が非効率になるケースもあります。現場の声を取り入れ、要件定義に反映させることが失敗を防ぐ重要なポイントです。
ゴールや優先度を曖昧にする
何のためにシステムを作るのかが明確でないまま開発を進めると、後から追加要望が膨らみ、仕様が迷走します。また、目的が複数ある場合に優先順位をつけないと、開発側は判断基準を失い、無駄な工数が発生します。達成したいゴールを具体的に示し、重要度の高い要件を明確にしておくことが大切です。
予算・スケジュールの現実性を考慮しない
理想ばかりを追い求め、予算や納期の制約を無視すると、途中で資金が尽きたり、スケジュールが破綻したりします。限られたリソースの中でどの機能を優先するか、どの部分を段階的に導入するかを見極める必要があります。現実的な予算感とスケジュールを踏まえて開発計画を立てることが、成功の前提となります。
成功のためのポイント
発注側は要件定義の主体者
最初の設計である要件定義は「発注側が主導するもの」という意識を持つことが成功の第一歩です。開発会社は専門的な提案や技術的な判断を助けてくれますが、最終的に「何を作るか」を決めるのは発注側です。主体的に参加し、業務理解や目的整理を自ら担うことで、現場に合ったシステムが実現できます。
開発側とは「パートナー関係」で進める
発注側と開発側は「発注者と請負者」という上下関係ではなく、共通のゴールを目指すパートナーです。お互いの立場や制約を理解し、意見を交換しながら進めることで、より良い解決策を見つけやすくなります。一方的に要求するのではなく、相談・協力の姿勢を持つことがプロジェクト成功のカギです。
ドキュメントで合意形成する
要件定義で話し合った内容は必ずドキュメントとして残し、双方で合意しておくことが重要です。口頭のやり取りだけでは認識違いが生じやすく、後のトラブルにつながります。ドキュメント化された要件は開発の指針となり、また承認の証拠にもなります。合意を「見える化」する仕組みが安心につながります。
最初に決めすぎず、段階的に合意していく
要件定義の段階で全てを完璧に決めようとすると、現実とのズレや過剰な仕様が生まれやすくなります。最初から100％を目指すのではなく、重要度の高い部分から合意し、段階的に要件を固めていく方が柔軟です。これにより手戻りを防ぎ、実現可能性の高いシステム開発が進められます。
まとめ
最初の設計である要件定義では発注者が主役となる工程です。重要な工程ですが、成功のカギとしては、現場理解と主体的に動くという意思が大切かと思います。発注側がしっかり動くことで開発の手戻りをなくし、開発の成功率も劇的にあげることができます。